Trong hoạt động kinh doanh, báo cáo quản trị là một công cụ quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Vậy báo cáo quản trị là gì? Cách lập và lưu ý khi lập báo cáo như thế nào? Bài viết dưới đây của Zilcode sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này, đồng thời mang đến giải pháp toàn diện và hiệu quả cho việc lập báo cáo quản trị.
Báo cáo quản trị là gì?
Báo cáo quản trị (BCQT) là hệ thống báo cáo được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của ban quản lý và quản trị doanh nghiệp. BCQT cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, phục vụ cho nhu cầu quản lý nội bộ của ngành và công ty.
Loại báo cáo này chỉ được sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp và không có giá trị pháp lý, không yêu cầu một mẫu chuẩn cố định. Nội dung, cách trình bày và tần suất lập báo cáo sẽ được điều chỉnh dựa trên yêu cầu quản lý của từng công ty cụ thể và từng giai đoạn cụ thể.
Các loại báo cáo cơ bản
Các hệ thống báo cáo quản trị trong mỗi doanh nghiệp sẽ được xây dựng theo yêu cầu riêng của các nhà quản lý. Tuy nhiên, chúng thường bao gồm bốn loại báo cáo quan trọng:
Báo cáo đo lường
Báo cáo xu hướng
Báo cáo chi phí
Báo cáo ngân sách
Có một sự tương đồng và sự khác biệt giữa báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính có thể cung cấp thông tin hữu ích cho báo cáo chi phí và báo cáo ngân sách trong hệ thống báo cáo. Tuy nhiên, để tạo ra báo cáo đo lường và báo cáo xu hướng, đòi hỏi sự hiểu biết và chuyên môn đặc thù khác.
Cách lập báo cáo quản trị kế toán
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị (BCQT) là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Bao gồm các bước sau:
Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị
Người chịu trách nhiệm xây dựng báo cáo cần phải hiểu rõ mục đích của báo cáo và làm thế nào nó sẽ phục vụ cho công việc. Thường, người này sẽ tương tác và ghi nhận nhu cầu sử dụng báo cáo từ các cấp quản trị.
Xác định nội dung báo cáo
Điều này có thể coi là bước đầu tiên trong quá trình lên ý tưởng cho cấu trúc báo cáo. Người có trách nhiệm xây dựng báo cáo sẽ ghi chép các thông tin cần có trong báo cáo, bao gồm số liệu và nội dung. Sau đó, người lập báo cáo sẽ bắt tay vào việc phác thảo cách trình bày sao cho phù hợp và dễ dàng truyền đạt thông tin đến người đọc.
Thu thập dữ liệu
Thu thập thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm cả nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để hoàn thành báo cáo.
Xử lý và phân tích dữ liệu đã tổng hợp
Sử dụng các kỹ năng phân tích số liệu và công cụ liên quan, người làm báo cáo tiến hành xử lý dữ liệu để tạo báo cáo. Đây là bước quan trọng đòi hỏi kiến thức chuyên môn và khả năng phân tích.
Lập và trình bày báo cáo quản trị
Điều quan trọng nhất trong quá trình xây dựng báo cáo chính là cách thức trình bày. Việc chỉ có số liệu không đủ, người viết báo cáo phải tập trung vào cách báo cáo được thể hiện. Báo cáo cần phải sáng tỏ, ngắn gọn, thông tin tóm tắt, dễ đọc và dễ hiểu.
Ngoài ra, trong quá trình trình bày báo cáo quản trị, cần xem xét một số yếu tố sau:
Đối tượng sử dụng: Phải xác định rõ đối tượng sử dụng báo cáo quản trị là ai.
Kỳ báo cáo: Lịch trình công bố báo cáo phụ thuộc vào nhu cầu của các quản lý, có thể là hàng tháng, hàng quý, hàng năm, hoặc dựa trên yêu cầu đặc biệt.
Hình thức công bố: Báo cáo quản trị có thể được trình bày bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Một số doanh nghiệp ngày nay thậm chí sử dụng phần mềm để công bố báo cáo trên hệ thống máy tính.
Lưu trữ và kiểm soát báo cáo quản trị
Để dễ dàng tra cứu và kiểm soát khi cần, báo cáo quản trị cần được lưu trữ một cách cẩn thận. Việc lưu trữ báo cáo cũng giúp doanh nghiệp trong việc tổng hợp và đánh giá tổng quan vào cuối mỗi năm.
Lưu ý khi lập báo cáo kế toán quản trị
Những điểm cần chú ý khi thực hiện báo cáo quản trị, cụ thể như sau:
Đầu tiên, người thực hiện báo cáo quản trị cần phải có sự hiểu biết tổng quan về công ty đến mức chi tiết nhỏ nhất.
Thứ hai, việc xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cần tuân theo hai nguyên tắc quan trọng:
Xây dựng báo cáo dựa trên 3 yếu tố then chốt: Lập - Đọc - Phân tích.
Không sao chép hoặc copy báo cáo quản trị từ công ty khác. Mỗi doanh nghiệp có tình trạng hoạt động sản xuất kinh doanh riêng biệt, không có hai doanh nghiệp nào hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, việc sao chép là điều không thể chấp nhận. Bạn có thể tham khảo cách thức xây dựng báo cáo quản trị từ các doanh nghiệp khác nhưng luôn cần đảm bảo rằng nội dung và số liệu phải được tùy chỉnh phù hợp với tình hình cụ thể của công ty của bạn.
Lập báo cáo quản trị chuẩn xác cho doanh nghiệp với nền tảng không mã
Báo cáo quản trị được sử dụng thường xuyên bởi các nhà quản trị và quản lý doanh nghiệp để phản ánh đầy đủ thông tin trong quá trình hoạt động kinh doanh, đôi khi vẫn gặp phải những sai sót có thể dẫn đến hậu quả không lường trước. Tuy nhiên, bên cạnh việc sử dụng phần mềm của bên thứ ba, việc tuyển dụng lập trình viên cũng không đem lại hiệu quả về mặt thời gian lẫn chi phí.
Với sự phát triển của công nghệ, các nền tảng không mã như Zilcode ra đời đã giúp các doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các vấn đề đang gặp phải. Doanh nghiệp có thể sử dụng các thành phần và mẫu dựng sẵn, thực hiện các thao tác kéo thả đơn giản để lập báo cáo mỗi tháng, quý, năm và nắm bắt nhanh chóng các chỉ số về dư tiền, doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho,...
Chúng ta đã cùng tìm hiểu về báo cáo quản trị và cách xây dựng một cách hiệu quả. Bài viết đã làm rõ sự quan trọng của báo cáo quản trị đối với mỗi doanh nghiệp, giúp nhà quản trị hiểu rõ tình hình hoạt động và từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh chính xác nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để ứng dụng vào quản lý và thực hiện báo cáo quản trị, hãy liên hệ với Zilcode qua hotline (+84) 985686063 để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.
Comments